KV-Newsletter | Ausgabe März

22. März 2019

NEWSLETTER  |  Ausgabe März 2019

Liebe Leserinnen und Leser unseres KV-Newsletters,

die Karnevalstage liegen hinter uns und schon bewegen wir uns in der Fastenzeit bereits auf Ostern zu. Ich wünsche Ihnen trotz der vielfältigen Themen dieses neuen KV-Newsletters ausreichend Zeit, sich auf das Geheimnis von Tod und Auferstehung unseres Herrn Jesus Christus auch innerlich vorzubereiten.

Seit unserem letzten Newsletter ist viel geschehen - einiges greifen wir hier auf:

  • Die insgesamt acht Schulungsabende zum Thema "§ 2b Umsatzsteuergesetz" haben großen Anklang gefunden. Nun stehen auch die Unterlagen dieses Abends für Sie bereit.
  • Das Thema Datenschutz ist durch die zum 1. März in Kraft getretene Durchführungsverordnung weiter konkretisiert worden. Wir geben einen Überblick.
  • Passend dazu gibt es jetzt auch eine Online-Schulung zum Datenschutz
  • Zur aktuellen Entwicklungen im Betrieblichen Datenschutz liegen weiter Informationen vor
  • Immer mehr Kirchengemeinden klagen darüber, dass sie Schwierigkeiten haben, das z.B. durch die Kollekten eingenommene Bargeld bei den Sparkassen und Banken "los zu werden". Wir stellen eine Möglichkeit vor.
  • Auch wenn es gerade Frühjahr wird, der Blick geht bereits auf die Wirtschaftsplanung des Jahres 2020.
  • Der Wechsel des Dienstleisters im Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz hat viele Fragen aufgeworfen. Auf erste geben wir eine Antwort.
  • Grundsätzliche Schulungsangebote für neue Kirchenvorstandsmitglieder
  • Aktueller Stand bei der Einführung von Verwaltungsleitungen
  • Ausschüsse des Kirchenvorstandes und der Verbandsvertretung

Ich wünsche Ihnen eine gewinnende Lektüre und freue mich wie immer auf Ihre Reaktionen!

Mit besten Grüßen

Harald Wachter

 

§2b Umsatzsteuergesetz

Auf großes Interesse Ihrerseits stieß unsere Auftaktschulung zum Umsatzsteuerkomplex. Ruckzuck waren die zunächst sechs Abende "ausgebucht", so dass zwei Ergänzungsabende noch eingeschoben werden mussten.

Peter Ballwieser von der KPMG – das Foto zeigt ihn in Euskirchen - führte sachkundig in die Gesamtthematik ein. Ein wichtiges Signal dieser Abende: Gemeinsam mit dem Erzbischöflichen Generalvikariat und den Rendanturen lassen wir Sie bei der Umsetzung nicht allein.

Die Präsentation ist inzwischen im Internet einsehbar.
Hier der dafür notwendige Link: Projekt Bilanzierung und § 2b | Erzbistum Köln

Die zweite Veranstaltungsreihe findet im September 2019 statt. Sobald die Termine und Örtlichkeiten feststehen, werden wir Sie entsprechend informieren.

Unter vorgenanntem Link werden in Kürze auch die benannten Checklisten und Arbeitshilfen veröffentlicht. Darüber hinaus werden wir die Unterlagen ebenfalls gedruckt an alle Gremien per Post versenden. Dieser Versand erfolgt voraussichtlich Anfang April 2019.

Holger Richter / Harald Wachter

 

Kurzinformation zur Durchführungsverordnung zum kirchlichen Datenschutzgesetz (KDG-DVO)

Das Thema Datenschutz und die sich daraus ergebenden Fragen haben inzwischen einen bereiten Raum in unserer täglichen Arbeit angenommen. Zum 01. März 2019 ist die Durchführungsverordnung zum Gesetz über den kirchlichen Datenschutz (KDG-DVO) in Kraft gesetzt worden. Den genauen Text finden hier oder auch im Amtsblatt vom 01. März 2019.

Zu Ihrer Hilfestellung und einem besseren Überblick haben wir Ihnen in Zusammenarbeit mit dem Sachverständigenbüro Mülot GmbH eine Kurzinfomation zum Thema KDG-DVO sowie eine zusätzliche Begriffserläuterung erstellt.

Die Kurzinfo finden Sie hier und die Begriffserläuterungen hier

 

Online-Schulung zum Datenschutz

Passend zur neuen Durchführungsverordnung (DVO) zum Katholischen Datenschutzgesetz (KDG) ist die Online-Schulung fertiggestellt worden.

Für Sie als ehrenamtliche Gremienmitglieder steht nachfolgender Link zur Verfügung:

Der Link:             https://datenschutz.erzbistum-koeln.de/

Die Kennung:     datenschutz

Das Passwort:    FwDwF45xFY3

Eine Anleitung ist hier für Sie hinterlegt:

https://www.erzbistum-koeln.de/presse_und_medien/internet/administration/datenschutzkurs/index.html

Wichtiger Hinweis:

  1. Diese Schulung darf derzeit ausschließlich von ehrenamtlichen Gremienmitgliedern und Mitarbeitenden genutzt werden, für die keine MAV zuständig ist (z.B. Leitende Mitarbeitende, Pfarrer, Kapläne, Diakone). Die notwendige MAV-Beteiligung für die übrigen Mitarbeitenden wird in Kürze eingeleitet.
  2. Am Ende der Schulung können Sie sich ein Zertifikat erstellen und ausdrucken. Bitte bewahren Sie dieses Zertifikat zunächst noch selber auf. Noch haben wir nicht geklärt, wo diese Zertifikate auf Dauer aufbewahrt werden sollen.

Harald Wachter

 

Aktuelle Entwicklungen zum Betrieblichen Datenschutz

Zusätzlich zu den beiden Punkten "Kurzinformationen zur KDG-DVO“ und „Online-Schulung zum Datenschutz“ möchten wir noch auf folgende aktuelle Themen hinweisen, über die in der nächsten anstehenden KDG-Info ausführlicher berichtet wird.

In Zusammenarbeit mit dem neuen Datenschutzbeauftragten für das Generalvikariat, wird das Thema Betrieblicher Datenschutz im Rahmen eines Projektes weiterentwickelt, mit dem Ziel ein Datenschutzmanagementsystem zu etablieren.

Aktuell wird der Themenschwerpunkt Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten bearbeitet und auf den Weg gebracht. Hierzu existiert auch eine Unterarbeitsgruppe unter Beteiligung von Verwaltungsleitungen, die für die Kirchengemeinden und Kirchengemeindeverbände eine Pilotierung durchführen. Ziel ist es ein Musterverzeichnis mit den Hauptprozessen zu erstellen, welches im Nachgang durch individuelle Prozesse je Kirchengemeinde / Rechtsträger ergänzt werden kann.

Weiterer Schwerpunkt wird die Weiterentwicklung von standardisierten Werkzeugen, Prozessen, Dokumente und Formularen sein, die den Arbeitsalltag der haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erleichtern sollen. Ankündigen möchten wir hiermit z. B. ein Datenschutzhandbuch, welches die wesentlichen Regelungen zum Umgang mit Daten in allgemeiner Form und im Überblick beinhaltet.

In der Erstellung und kurz vor dem Versand, befindet sich ein Informationsblatt „Datenschutz und Datensicherheit in unseren Einrichtungen und Diensten“, welches auf einen Blick die wichtigsten Punkte gemäß dem KDG beinhaltet. Dieses Informationsblatt mit Hinweisen auf das Grundwissen zum Datenschutz, Zuständigkeiten/Verantwortlichkeiten, die Schutzklassen und weiteres, kann sowohl als Aushang, als auch als Schreibtischunterlage in den Pastoralbüros und allen weiteren Einrichtungen genutzt werden. Blockweise mit je 25 Exemplaren wird ein erster Versand an die Gemeindeverbände, Kirchen-/Kirchengemeindeverbände voraussichtlich bis Ende März erfolgen. Für einen ersten Einblick haben wir Ihnen hier eine PDF eingefügt.

Einige Dinge wurden und werden in diesem Jahr auf den Weg gebracht, die Ihnen hoffentlich spürbar den Umgang mit dem Thema Datenschutz erleichtern und bestehende Unsicherheiten beseitigen.

Die vorstehenden Hinweise als PDF finden Sie hier

Lukas Karcz

 

Bargeldlogistik bleibt für Kirchengemeinden eine Herausforderung

Auch im Zeitalter neuer innovativer Zahlungsmethoden bleibt der Anteil des Bargelds gerade im Bereich der kirchlichen Kollekten existenziell und ist traditionell eine aufwändig zu bewältigende Aufgabe im Bargeldmanagement der Pfarrgemeinden. Da die Folgekosten für Bargeldnutzung bei Handel und Banken weiter steigen und Kreditinstitute zum Teil bereits die Münzgeldannahme verweigern, setzen immer mehr Diözesen auf verlässliche Partner und zentrale Lösungen zur Unterstützung ihrer Kirchengemeinden vor Ort.

Wir haben uns als Erzbischöfliches Generalvikariat für Sie umgeschaut und sind dabei auf die Pax-Bank als kirchlicher Finanzdienstleister und ihre passgenaue Dienstleistung in diesem Zusammenhang gestoßen. Als Verbundpartner der DZ Bank AG setzt sie auf die  innovativen Lösungen von Cash-Logistik. Kunden der Pax-Bank kommt das zugute, denn sie bietet professionelle Hilfe und Unterstützung bei der Planung und Umsetzung ihrer Bargeldlogistik an.

Ein erstes Gespräch haben wir bereits geführt. Uns war es wichtig, dass die angesprochenen Dienstleistungen auch den Kirchengemeinden offenstehen, die (noch) nicht Kunden der PAX-Bank sind, d.h. noch kein Konto dort haben.

Wir müssen noch einige Daten ermitteln und werden dann mit der Pax-Bank bzw. mit Cash-Logistik über die mit der Dienstleistung verbundenen Kosten sprechen. Wir halten Sie auf jeden Fall auf dem Laufenden.

Harald Wachter

 

Wirtschaftsplanaufstellung (WPA) 2020 und WPA Kita-NRW 2019/2020

Die Erfahrungen der letzten Jahre haben gezeigt, wie wichtig eine frühzeitige Terminplanung zur Erstellung und Beschlussfassung der Wirtschaftspläne je Mandant Ihres Rechtsträgers ist.

Daher möchten wir Ihnen heute die Prozessbeschreibungen für die Wirtschaftsplanaufstellung (WPA) zur Verfügung stellen, so dass Sie gemeinsam mit den zuständigen Rendanturen frühzeitig Ihre Termine für die Prüfung, Beratung und Beschlussfassung der Wirtschaftspläne festlegen können.

Ohne ausdrückliche Beschlussfassung gilt der von der Rendantur entworfene Wirtschaftsplan als nicht genehmigt. Die reine Zur Kenntnisnahme ist hier nicht ausreichend.

Aus den Prozessbeschreibungen ergeben sich für Sie folgende wesentliche Informationen und Termine.

  • Die technischen Vorbereitungen für die WPA-Prozesse Kita NRW 2019/20 sowie alle weiteren Mandanten 2020 (hierzu zählen alle Betriebs-, Friedhofs- und Betrieb gewerblicher Art-Mandanten sowie Kita-RLP) laufen bereits.
  • Nach Bereitstellung der jeweiligen 2020-Hauptplanversion sind im Bereich der Kita NRW zunächst die Sonderfinanzierungen (26. Februar bis 5. April 2019) und in den Betriebsmandanten zunächst die Anzurechnenden Einnahmen (26. Februar bis 12. April 2019; vgl.§ 6 der Zuweisungsordnung, veröffentlicht im Amtsblatt vom 8. April 2009, Nr. 114) zu planen. Selbstverständlich können während dieser Zeiträume auch bereits weitere Planmaßnahmen erfasst werden.
  • Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass der Import der Zuweisungswerte sowie der Personalkostenhochrechnung erst im Juni erfolgt (17. - 19.06.2019), so dass die Rücklagenplanung erst nach diesen Importen erfolgen sollte
  • Die weitere Planung findet- mit kurzen Unterbrechungen wegen technischer Arbeiten durch die Fachadministration - in folgenden Zeiträumen statt:
    • WPA Kita-NRW 2019/20 vom 23. April bis zum 5. Juli 2019
    • WPA 2019 vom 29. April bis zum 31. Oktober 2019
  • Sie sollte in enger Zusammenarbeit zwischen Gremienvertretern (i.d.R. Finanzausschüsse) und Rendantur erfolgen, um einen realistischen und auskunftsfähigen Wirtschaftsplan zu erstellen. Eine Hilfestellung für die Rendanturen bietet das in der Gesamtdokumentation (GVB-Portal) hinterlegte Handbuch für Verwaltungsreferenten (befindet sich derzeit in Überarbeitung).
    Die Gremien werden gebeten frühzeitig über besondere Maßnahmen/ außerordentliche Investitionen ab 5.000 EUR (keine Baumaßnahmen!) nachzudenken bzw. zu beraten und diese bei der Planung zu berücksichtigen.
  • Die Abgabefristen für die Planungen wurden wie folgt festgelegt:
    • Kita NRW 2019 /20: bis spätestens zum 12. Juli 2019
    • alle weiteren Mandanten 2020: bis spätestens zum 31. Oktober 2019
  • Die Meldung der fertiggestellten Wirtschaftspläne durch die Rendanturen erfolgt über den MACH-Informationsmanager (IM). Die Vollständigkeit der Wirtschaftspläne ist erst mit beizufügendem Beschluss des Gremiums gegeben.
  • Bitte beachten Sie eine gewisse Vorlauffrist für die Einreichung der Wirtschaftspläne durch die Rendanturen bei Ihren Terminplanungen zur Beschlussfassung in den Gremien.
  • Wirtschaftspläne die nach Ablauf der Fristen eingereicht werden, können nicht mehr geprüft und genehmigt werden.

Die Prozessbeschreibungen finden Sie:

zum WPA 2020 hier sowie zum WPA Kita-NRW 2019/20 hier

und stehen ebenfalls im Internet zum Abruf bereit  hier

 

Für Rückfragen zum WPA-Prozess 2020 stehen Ihnen die zuständigen Rendanturen sowie die Abteilung Finanzen & Controlling im SB unter finanzen-controlling@erzbistum-koeln.de gerne zur Verfügung.

Die vorstehenden Hinweise als PDF-Datei finden Sie hier

Holger Richter

 

Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz

Jede Änderung, jeder Wechsel bringt Probleme mit sich. Und wenn dann ein Dienstleister, der insgesamt 14 Jahre für die Kirchengemeinden gearbeitet hat, wechselt, dann sind Startprobleme vorprogrammiert. So geschehen auch im Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz mit dem Wechsel von der ISAG AG auf die B.A.D - GmbH zu Beginn dieses Jahres. Für den neuen Dienstleister galt es zunächst sich in unserem Erzbistum, insbesondere in der "Fläche" zurecht zu finden.

Einiges zeichnet sich bereits ab:

  1. Die B.A.D. wird Schulungen / Fortbildungen für Sicherheitsbeauftragte durchführen. Vermutlich aber frühestens im 2. Halbjahr 2019. Parallel weisen wir auch für die entsprechenden Fortbildungsangebote der Berufsgenossenschaften - hier insbesondere der VBG sowie der BGW - hin.
  2. Der bisherige Arbeitsschutzordner gilt zunächst einmal unverändert fort. Das gilt auch für die dort hinterlegten Formulare, auch wenn diese das ISAG - Firmenlogo enthalten. Sollte Ihnen der Arbeitsschutzordner nicht vorliegen, dann melden Sie sich bitte bei gvb@erzbistum-koeln.de . Wir senden Ihnen dann einen Link, unter dem Sie den Ordner downloaden können.
  3. Routinemäßige turnusgemäße Sicherheitsbegehungen sind für das Jahr 2019 nicht geplant. Sie starten im Jahre 2020. Wenn es jedoch einen konkreten Anlass für eine solche Sicherheitsbegehung geben sollte, dann melden Sie sich bitte beim B.A.D unter der zentralen E-Mail-Adresse erzbistum-koeln@bad-gmbh.de
  4. Die B.A.D. führt im Rahmen des Standarddienstleistungsvertrages keine Sicherheitsbegehungen für die Spielgeräte im Außenbereich z.B. von Kitas durch. Dies stellt eine optionale Leistung dar, die gesondert beauftragt und bezahlt werden müsste.
  5. Uns erreichen immer mal wieder Anfragen von Fördervereinen, Trägervereinen für Pfarrheime und/oder Kitas, die in Erfahrung bringen möchten, ob der B.A.D. auch für sie zuständig ist. Auch dies sieht der Rahmenvertrag nicht vor. Hier müsste auch eine gesonderte Beauftragung erfolgen.

In der Prioritätenliste stehen derzeit die notwendigen Schutzmaßnahmen für die Mitarbeitenden in den Kitas unserer Kirchengemeinden an erster Stelle. Beginnend mit allen seit dem 1.1.2019 neu eingestellten und noch einzustellenden Mitarbeitenden wird im Rahmen der Vorsorgeuntersuchungen durch die B.A.D. – Arbeitsmediziner in den fünf Zentren (W, D, K, BN, OE) hier der aktuelle Impfstatus ermittelt und die notwendigen und fehlenden Impfungen angeboten. Ab dem kommenden Jahr wird diese notwendige Maßnahme dann auf alle bereits in den Kitas tätigen Mitarbeitenden erweitert. Ziel ist es hier zu einem rollierenden System zu kommen, in dem alle 3 Jahre die notwendigen Untersuchungen durchgeführt werden können.

Wichtig ist hier:

  1. Die Anmeldungen für die Vorsorgeuntersuchungen erfolgen über die Verwaltungsleitungen mit Hilfe eines speziellen Auftragsformulars. In Kirchengemeinden ohne VL erfolgt dies über den Fachbereich Personal der Rendanturen.
  2. Die entstehenden Kosten der Impfungen muss grundsätzlich der Träger der Einrichtung übernehmen.

Bereits diskutiert wurde der Ablauf bei Bekanntwerden einer Schwangerschaft. Die bestehenden Regelungen und Vordrucke wurden aktualisiert. Hier sind wir noch gemeinsam mit den Verwaltungsleitungen und den Rendanturen in der Feinabstimmung.

Harald Wachter

 

Online-Schulungen für KV-Mitglieder

Im vergangenen Jahr hatten wir bereits angekündigt, dass wir das Schulungsformat für (neue) KV-Mitglieder in Richtung Online-Schulungen verändern wollen.

Nun gehen die ersten beiden Module an den Start:

  • Zum einen informieren wir Sie ausführlich darüber, was eine Rendantur ist und wie die Rendantur Sie ganz konkret bei Ihrer Arbeit unterstützen kann.
  • Zum anderen hat das Referat Kita und kath. Familienzentren eine Online-Schulung zum Themenbereich „Essensgeld“ erstellt.

Und wo finden Sie diese Schulungs-Module?

Online-Schulungen für Kirchenvorstände
Lernvideo zum Thema "Essensgeld"

Wenn Sie sich hier umschauen, werden Sie unser Angebot sicherlich schnell entdecken.

Bei Redaktionsschluss dieses KV-Newsletters stand der exakte Link noch nicht fest.

Wir sind gespannt auf Ihre Rückmeldungen, stellt doch diese Art der Schulungen auch für uns Neuland dar.

Harald Wachter

 

Aktueller Stand bei der Einführung von Verwaltungsleitungen

Die Einführung von Verwaltungsleitungen geht in großen Schritten voran!

Nahezu in jedem Monat beginnen neue Verwaltungsleitungen ihre Arbeit in den Seelsorgebereichen, um die Pfarrer von Verwaltungsarbeit zu entlasten und die Gremien zu unterstützen.

Das zu Beginn der Tätigkeit begleitend durchgeführte umfassende Qualifizierungsprogramm haben 4 Kurse bereits abgeschlossen, die Kurse 5 und 6 laufen aktuell und im Frühjahr wird der nächste Kurs beginnen.

Zum 1. März 2019 haben 123 Verwaltungsleitungen ihre Arbeit in 130 Seelsorgebereichen aufgenommen.

Von den 123 Verwaltungsleitungen (74 Frauen und 49 Männer) arbeiten

9 Personen mit 50 % Beschäftigungsumfang,

39 Personen mit 75 % Beschäftigungsumfang und

75 Personen mit 100 % Beschäftigungsumfang.

In den großen Seelsorgebereichen sind außerdem aktuell 17 Verwaltungsassistenzen (15 Frauen und 2 Männer) überwiegend mit 50 % Beschäftigungsumfang im Einsatz.

Die sehr hohe Akzeptanz bei Pfarrern, Mitarbeitenden und Gremienmitgliedern zeigt, dass die Einführung von Verwaltungsleitungen sich bewährt und Verwaltungsleitungen sehr schnell eine wichtige Funktion in den Kirchengemeinden übernehmen.

Thomas Pocha

 

Ausschüsse des Kirchenvorstandes und der Verbandsvertretung

Ende des vergangenen Jahres/Anfang diesen Jahres haben sich die meisten Kirchenvorstände/Verbandsvertretungen neu konstituiert. In vielen Vorständen/Vertretungen wurden gleichzeitig Ausschüsse für z. B. den Bau-, Liegenschafts-, Finanz-, Personal-, Kita-Bereich gebildet. Aber längst noch nicht alle Vorstände/Vertretungen haben diese Möglichkeit der Arbeitsverteilung und damit die Entlastung des jeweiligen Gremiums genutzt.

Mit dem beigefügten Merkblatt möchten wir Sie darüber informieren:

  • Welche Ausschüsse sind empfehlenswert?
  • Anzahl der einem Ausschuss angehörenden Personen
  • Legitimation des Ausschusses
  • Vorsitz des Ausschusses
  • Einladung zu den Ausschusssitzungen
  • Beschlussfähigkeit
  • Protokollierung der Ausschussbeschlüsse
  • Umsetzung der Ausschutzbeschlüsse
  • Amtszeit des Ausschusses
  • Rechenschaftspflicht de Ausschüsse
  • Notwendige Kirchenvorstandsbeschlüsse und Gattungsvollmachten

Bitte lesen Sie hier mehr.

 

 

 
Das Newsletter Archiv

Unsere Newsletter der vergangenen Monate mit interessanten Informationen haben wir für Sie in unserem Archiv bereitgestellt.

 
Impressum

Erzbistum Köln
Körperschaft des öffentlichen Rechts (KdöR)
Vertreten durch:
Generalvikar Dr. Markus Hofmann
Marzellenstraße 32
50668 Köln
0049 (0)221 1642 1070
E-Mail: seelsorgebereiche@erzbistum-koeln.de
Umsatzsteuer-Identifikations-Nr.:
Ust-IdNr. DE 122 777 469
Verantwortlich i. S. v. § 55 Abs. 2 Msgr. Markus Bosbach