KV-Newsletter | Ausgabe Juli 2017

24. Juli 2017

NEWSLETTER  |  Ausgabe Juli 2017

 

Liebe Leserinnen und Leser,

die Sommerferien sind gestartet, in vielen Kirchengemeinden und ihren Gremien geht es für die nächsten Wochen etwas ruhiger zu. Und das ist auch gut so. Mit diesem sommerlichen KV-Newsletter wollen wir Sie erneut über aktuelle Themen und Entwicklungen informieren und Ihnen zugleich wertvolle Tipps geben. Herzlichen Dank für die zahlreichen Anregungen, die uns nach der letzten Newsletter-Ausgabe erreicht haben. Wir nehmen diese gerne auf. Eine häufig gestellte Frage betraf das geplante Erscheinungsintervall. Angestrebt sind jährlich 4 Ausgaben: Ostern, Sommer, Herbstferien, Jahreswechsel. Gerne nehmen wir auch noch Anregungen von Ihnen zu gewünschten Themen auf. Unter gvb@erzbistum-koeln.de erreichen Sie uns rund um die Uhr.

Ich wünsche Ihnen, dass Sie in den kommenden Wochen Zeit und Gelegenheit finden auszuspannen und für sich selbst Ruhe zu finden. Und dann geht es nach den Sommerferien mit neuem Schwung wieder ans Werk.

Ihr

Harald Wachter

Einführung von Verwaltungsleitungen

Die positiven Erfahrungen in den Pilot-Seelsorgebereichen und die grundlegende Zustimmung aller Beteiligten zu dem erarbeiteten Konzept führten im Mai 2016 zu der Entscheidung des Erzbischofs, Verwaltungsleitungen (VL) bistumsweit einzuführen. Um die Qualitätsstandards bei der Einstellung und dem umfassenden Qualifizierungsprogramm zu halten, sollen pro Jahr maximal 40 Einstellungen erfolgen.

Das Verfahren für die Einführung von VL sieht Informationsveranstaltungen für die Seelsorgebereiche, die  eine VL erhalten sollen, vor. In diesen Veranstaltungen werden die Pfarrer und die KV- bzw. KGV-Mitglieder über das Konzept VL informiert. Anschließend nimmt die Abteilung „Verwaltungsleitungen – Einsatz und regionale Begleitung“ (Abteilung VL) an einer Sitzung des KV bzw. der Verbandsvertretung des Seelsorgebereichs teil, um das Konzept nochmals zu erläutern und offene Fragen zu klären. Erst danach wird das Gremium beschließen, dem Konzept und der Einführung einer Verwaltungsleitung zuzustimmen.

Im Jahr 2017 haben vier Informationsveranstaltungen stattgefunden, an denen 372 Pfarrer und Gremienvertreter teilgenommen haben. Die Abteilung VL hat die ersten Gremiensitzungen in den Seelsorgebereichen besucht, Besuche in den weiteren Seelsorgebereichen sind terminiert.

Nach der Entscheidung über die bistumsweite Einführung von VL sind seit Juni 2016 459 Bewerbungen bei der Abteilung VL eingegangen. 263 Bewerberinnen und Bewerber wurden zu Vorstellungsgesprächen eingeladen, weitere 107 Zweit-gespräche wurden geführt. Mit Stand 01.07.2017 haben 61 Verwaltungsleitungen ihre Tätigkeit in 64 Seelsorgebereichen aufgenommen.  

Die Personalgewinnung gestaltet sich zum Teil schwierig. Die Problematik liegt zum einen an fehlenden Bewerbungen für bestimmte Regionen, z.B. Köln und Bonn. Zum anderen werden ganz besondere Führungskräfte gesucht, die einerseits Personal-führung im kirchlichen Kontext wahrnehmen, aber andererseits auch gute Team-player mit dem Pfarrer und den Gremien sind.

Bei den Seelsorgebereichen, die 2017 eine Verwaltungsleitung erhalten sollen, ist beabsichtigt, die Einstellungsentscheidung im Jahr 2017 zu fällen. Dies bedeutet aber nicht automatisch, dass die ausgewählte VL auch in diesem Jahr ihren Dienst im Seelsorgebereich antritt. Lange Kündigungsfristen – oft sechs Monate zum Quartalsende – bedingen oft einen späteren Einstellungstermin als gewünscht. Die intensive Beschäftigung mit potentiellen Bewerberinnen und Bewerbern ist zwar ein sehr aufwändiges Verfahren, aber eine gute Personalauswahl braucht Zeit und kommt den Seelsorgebereichen zu Gute.

Informationen finden Sie unter http://www.erzbistum-koeln.de/erzbistum/generalvikariat/abteilungen/seelsorge_personal/verwaltungsleitungen-Einsatz-und-regionaleBegleitung/

 

 

Sommerfest der Verwaltungsleitungen und Assistenzen

Projekt Gemeindefinanzen

Hier finden Sie Informationen zum Stand des "Projektes Gemeindefinanzen" | Mehr...

 

Datenschutz und Datensicherheit in den Seelsorgebereichen

Das Thema Datenschutz  (= alle Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten) sowie das Thema Datensicherheit (= alle technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz betrieblicher Daten vor Verlust, Verfälschung und unzulässiger Weitergabe) begleitet den Arbeitsalltag in den Kirchengemeinden, den Rendanturen und im Bistum bereits langjährig auf vielfältige Weise.

Insbesondere in der Thematik Datenschutz stehen uns mit der im Jahr 2018 bevorstehenden Umsetzung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) umfangreiche Herausforderungen bevor. Die Ablösung der bisherigen deutschen Datenschutz-Richtlinie aus dem Jahr 1995 bringt eine Reihe von Veränderungen in der täglichen Arbeit mit sich, insbesondere

·Berücksichtigung der erweiterten Rechte betroffener Personen an ihren Daten (von der Erhebung bis zur Löschung)

·Bestellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten für jeden Rechtsträger, der mit personenbezogenen Daten umgeht

·Inhaltliche Konkretisierung von Auftragsdatenverarbeitung (z.B. IT-Dienstleister, externes Hosting, Cloud-Lösungen)

Da dieses Thema für alle Rechtsträger im Bistum gleichermaßen relevant ist, möchten wir Sie in den Kirchengemeinden daher mit einer einheitlichen Vorgehensweise entsprechend unterstützen, die wir in Abstimmung mit dem neu gegründeten Katholischen Datenschutzzentrum in Dortmund entwickeln werden.

Wir werden Sie über die weiteren Entwicklungen in diesem wichtigen Thema auf dem Laufenden halten. Falls Sie im Vorfeld bereits Fragen oder Anregungen zu dieser Thematik haben, steht Ihnen aus der Abteilung Gemeindeverbände, Rendanturen und Service Kirchengemeinden Herr Edgar Thiel (Edgar.Thiel@Erzbistum-Koeln.de, Telefon 0221-1642 1640) gerne zur Verfügung.

IT-Infrastruktur in den Seelsorgebereichen

Aus dem Kreise der Seelsorgebereiche – insbesondere von den Verwaltungsleitern – erreichen uns zunehmend Anfragen hinsichtlich einer dringenden Modernisierung der IT-Infrastruktur vor Ort. Die vorhandene Hard- und Software sowie die dahinter liegende IT-Organisation (z.B. Konzeption der Dateiablage und Datensicherungsmaßnahmen) ist zum Teil in die Jahre gekommen und deckt oftmals nicht annähernd die aktuellen Anforderungen durch moderne und professionelle Arbeitsprozesse, wie z.B.:

· Für jeden Seelsorgebereich eine zentrale, gemeinsame digitale Akten- und Dateiablagestruktur mit flexiblem Berechtigungskonzept

· eMail-Postfächer für Personen sowie Funktionsgruppen nebst gemeinsamen Kalenderfunktionen

· verteiltes Arbeiten an verschiedenen Standorten - stationär oder mobil

· Sichere Datenverbindungen zwischen den Standorten

· Vernetzung der verschiedenen Arbeitsbereiche (Pastoralbüro, Pastoralteam, Kindertagesstätten, Büchereien)

· Einbindung von ehrenamtlichen Mitarbeitern (z.B. Kirchenvorstände, Pfarrgemeinderäte) in digitale Arbeitsprozesse der Kirchengemeinde

· Belastbares Datenschutz- und Datensicherheitskonzept

Wir haben diese Anfragen basierend auf den o.g. Anforderungen zum Anlass genommen und eruieren gemeinsam mit ECKD verschiedene Szenarien, ob und in welcher Form seitens des Generalvikariates eine standardisierte IT-Lösung potentiell für alle Seelsorgebereiche angeboten werden kann. Diese Lösung soll sich an den aktuellen technischen Möglichkeiten am Markt orientieren und hinsichtlich Flexibilität, Performance, Verfügbarkeit, Support und nicht zuletzt mit einer kalkulierbaren Kostenstruktur einen deutlichen Mehrwert für die Seelsorgebereiche bieten.

Aktuell wird gemeinsam mit dem Seelsorgebereich Leverkusen Südost eine Pilotierung für eine zukünftige IT-Infrastruktur durchgeführt, um die Konzeption durch konkrete praktische Erfahrungen zu erproben und gemäß den Bedarfen vor Ort zu optimieren.

Wir werden über den Fortgang dieses Vorhabens weiterhin berichten. Falls Sie Fragen oder Anregungen zu dieser Thematik haben, steht Ihnen aus der Abteilung Gemeindeverbände, Rendanturen und Service Kirchengemeinden Herr Edgar Thiel (Edgar.Thiel@Erzbistum-Koeln.de, Telefon 0221-1642 1640) gerne zur Verfügung.

 

Wichtiger Hinweis aus aktuellem Anlass:

Wie wir erfahren haben, werden aktuell von externer Seite Kirchengemeinden IT-Dienstleistungen angeboten und dabei auf einen Rahmenvertrag mit dem Bistum verwiesen. Hierbei ist es für Sie wichtig zu wissen: ein solcher Rahmenvertrag für allgemeine IT-Dienstleistungen „in der Fläche“ existiert nicht - bitte lassen Sie bei entsprechenden Angeboten Vorsicht walten. Sie können uns im Zweifelsfall gerne kontaktieren – Ansprechpartner ist ebenfalls Herr Edgar Thiel (s.o).

Wiedervorlage Erweiterte Führungszeugnisse

Nach unserer Präventionsordnung haben alle Mitarbeitenden bei Einstellung sowie danach regelmäßig alle fünf Jahre ein Erweitertes Führungszeugnis (EFZ) vorzulegen. In der zweiten Jahreshälfte 2017 ist die routinemäßige Neuvorlage des EFZ für alle Mitarbeitenden vorgesehen, die zuletzt 2011/12 ein EFZ vorgelegt haben. Einzelheiten zum Verfahren werden Ihnen und den Rendanturen noch mitgeteilt. Für den Bereich der Kindertageseinrichtungen ist die Abfrage von den Rendanturen i. d. R. bereits veranlasst worden.

 

Bistumskarte online

Nach der Neuauflage der gedruckten Bistumskarte steht nun unter https://webgis.erzbistum-koeln.de/mapbender3/app.php/application/bistumskarte eine digitale, interaktive Version der Bistumskarte zur Verfügung. Eine Verbesserung der Suchfunktion ist derzeit in Arbeit.

In ihrer ersten Version bildet die Karte zunächst lediglich die Pfarrgrenzen parzellenscharf ab; mittelfristig sollen hier weitere Daten wie Kirchengebäude eingebunden werden. Geplant ist außerdem, die Suche, die sich derzeit auf die Pfarrkirchen beschränkt, auch auf Adressen auszuweiten. Über den Button „Basiskarten“ kann zwischen verschiedenen Hintergrundkarten und Luftbildern gewählt werden.

Eine für den Druck geeignete PDF-Version der Bistumskarte steht unter http://erzbistum-koeln.de/erzbistum/erzbistum_im_ueberblick/ zum Download bereit, die Karte ist auch weiterhin gedruckt erhältlich.

Ansprechpartner für die Thematik Karten und räumliche Daten ist Herr Nils Lammert-Siepmann aus der Abteilung Gemeindeverbände, Rendanturen und Service Kirchengemeinden (Nils.Lammert-Siepmann@Erzbistum-Koeln.de, Telefon 0221-1642 1089).

 

 
Das Newsletter Archiv

Unsere Newsletter der vergangenen Monate mit interessanten Informationen haben wir für Sie in unserem Archiv bereitgestellt.

 
Weitere Informationen

erhalten Sie HIER oder telefonisch bei Petra Lenßen unter der Telefonnummer: 0221/1642-1070